Un appel d’offres structuré est essentiel pour sélectionner la solution CRM et les partenaires adéquats afin de garantir une mise en place réussie. Voici les étapes clés à suivre pour structurer efficacement le processus.
1. Établir un cahier des charges précis
Le cahier des charges doit être rédigé après des ateliers de cadrage, rassemblant toutes les parties prenantes de l’entreprise (marketing, ventes, service client, IT). Il doit comporter :
- Objectifs stratégiques : Ce que le CRM doit accomplir pour l’entreprise (optimisation de la relation client, automatisation, reporting).
- Besoins fonctionnels et techniques : Par exemple, intégration avec des outils existants, gestion des données, workflows automatisés.
- Cas d’usage précis : Décrire les principaux scénarios métier, comme la gestion des leads ou le suivi des demandes clients.
- Priorités : Différencier les fonctionnalités essentielles des options complémentaires.
2. Pré-sélection des éditeurs de CRM
Sur la base des besoins identifiés, vous pouvez présélectionner les éditeurs CRM les plus adaptés à votre contexte. Évaluez-les en fonction de :
- Leurs capacités fonctionnelles : Compatibilité avec vos besoins et processus métiers.
- Flexibilité et évolutivité : Capacité du CRM à évoluer avec l’entreprise.
- Références clients : Expériences et réussites dans des secteurs similaires.
3. Pré-sélection des intégrateurs CRM
La mise en place d’un CRM nécessite souvent un intégrateur externe. Sélectionnez des intégrateurs spécialisés et certifiés sur les solutions CRM envisagées. Critères de choix :
- Expertise sectorielle : Expérience dans votre secteur.
- Méthodologie de déploiement : Capacités de gestion de projet et d’accompagnement.
- Support et suivi : Qualité des services de maintenance et de formation.
4. Méthode de lancement des appels d’offres
Une fois les présélections faites, vous pouvez lancer l’appel d’offres. Privilégiez une prise de contact formelle :
- Envoyez une invitation officielle par email ou plateforme dédiée.
- Incluez un calendrier clair avec les dates de remise des propositions, les sessions de questions/réponses, et la date de sélection finale.
- Planifiez des réunions de présentation pour clarifier vos attentes auprès de chaque prestataire.
5. Documents à inclure dans le dossier d’appel d’offres
Pour un dossier complet et informatif, incluez :
- Le cahier des charges avec besoins et spécifications techniques.
- La grille d’évaluation détaillant les critères de sélection.
- Informations sur l’entreprise et les parties prenantes : contexte, acteurs principaux du projet.
- Modalités contractuelles : Clauses importantes et engagements attendus.
6. Choisir la solution et l’intégrateur final
Pour faire le choix final :
- Comparez chaque proposition en utilisant une grille de notation selon vos critères (fonctionnalités, budget, délais).
- Organisez des démonstrations des solutions CRM.
- Rencontrez les équipes d’intégration pour évaluer l’accompagnement et le support.
7. Informer le gagnant et les perdants
Une fois la décision prise :
- Contactez le prestataire sélectionné pour finaliser les détails.
- Informez les prestataires non retenus avec un feedback constructif. Cela renforce des relations professionnelles positives et favorise des collaborations futures.
Notre astuce en tant qu’experts CRM
L’établissement d’un cahier des charges précis et une évaluation rigoureuse des prestataires sont les clés d’une intégration réussie. En maintenant un processus de communication transparent, vous optimiserez le choix d’un CRM aligné sur vos besoins métiers tout en garantissant un partenariat fiable avec votre intégrateur.